Второй закон делового письма — внешность имеет значение

Все зависит от хорошего первого впечатления; документ, который выглядит неразборчивым, вряд ли будет прочитан.

Подобно тому, как ваша деловая одежда ясно говорит о вашем профессионализме, внешний вид написанного вами материала также является заявлением. Если сайт неаккуратный или выглядит неправильно, ваш опыт может быть поставлен под сомнение. Если контент звучит высокомерно, устарел или неразборчиво, возможно, вы по незнанию дали отрицательный ответ.

Перед отправкой внимательно изучите документ. Это выглядит привлекательно? Или это противно? Белое пространство, которое вы видите, — это не просто отсутствие давления; он приводит взгляд читателя к ближайшему черному. Когда черного слишком много, его трудно читать, и читатели не хотят в него углубляться. Вы можете отложить его в сторону, просмотреть кое-где или просто выбросить сразу. Что бы они ни делали, вы их не впечатлили.

Если в вашем документе недостаточно свободного места, добавьте немного. В качестве? Разделите любой абзац, длина которого превышает два с половиной дюйма. Используйте списки. Убедитесь, что у вас хорошая маржа. Или создайте широкий столбец для текста и более узкий столбец для «Нарисовать цитаты». Кстати, цитаты — идеальный прием для плотных документов, поскольку они скрашивают общую картину, повторяя важное предложение или важное предложение из текста — и привлекают к нему внимание.

И наоборот, если пустого пространства слишком много, материал будет выглядеть неорганизованным и неразборчивым. Конечно, у вас может быть абзац, состоящий всего из одного предложения. Но если все ваши абзацы представляют собой отдельные предложения, документ выглядит так, будто автор действительно не понимает, что такое абзац. Почини это.

Как улучшить внешний вид всех ваших документов.

  • Думайте о пустом пространстве как о важной части письма или документа. Края должны обрамлять материал, а текст не должен казаться слишком толстым, чтобы сквозь него можно было продираться.
  • Старайтесь, чтобы буквы не превышали одну-две страницы. Если вам нужно предоставить много информации, используйте сопроводительное письмо и включите в него информацию.
  • Избегайте пустых обрывков — например, отдельного предложения на второй странице.
  • Используйте списки, чтобы эффективно перемещать взгляд читателя по информации и добавлять пустое пространство.
  • Ограничьте абзацы максимум четырьмя предложениями. Не забудьте закрыть «Призыв к действию» в письме отдельным абзацем; Не пишите письмо с абзацем.

То, что вы говорите, важно для читателя Только когда они удосуживаются читать. Когда вы позволяете своему материалу выглядеть легко читать,это действительно читается. Если ваш документ выглядит доступным, то это он. Дело в том, нравится нам это или нет, Внешний вид имеет значение.

#Второй #закон #делового #письма #внешность #имеет #значение

Автор записи: admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *